De meeste informatie over PIM is geschreven voor grote bedrijven: enorme catalogi, complexe koppelingen en implementaties van maanden. Heeft u een webshop met een paar honderd tot een paar duizend SKU’s, dan denkt u na het lezen al snel “daar zijn we nog niet klaar voor” of “dat hebben wij niet nodig”. Beide reacties kloppen vaak niet.
Een PIM voor een kleine of middelgrote webshop ziet er heel anders uit dan een enterprise-PIM: andere problemen, andere functies, andere prijzen en een veel eenvoudigere invoering. Deze gids legt uit wat een groeiende webshop echt nodig heeft van een systeem voor productinformatiebeheer, wanneer u het nodig heeft en waar u het tot die tijd zonder kunt.
Wat een PIM doet, in gewone taal
Een PIM (Product Information Management) is de plek waar al uw productdata staat, wordt aangevuld, gecontroleerd en gepubliceerd naar elk kanaal waar u verkoopt. Het doet vier dingen:
- Bewaren: één centraal record per product met alle kenmerken: titel, omschrijving, afbeeldingen, afmetingen, materiaal, maten, prijzen en alle andere velden voor dat producttype.
- Verrijken: ontbrekende velden aanvullen, omschrijvingen verbeteren en afbeeldingen toevoegen, zodat elk product publiceerbaar en overtuigend is.
- Controleren: nagaan of verplichte velden gevuld zijn, of waarden uit vaste lijsten komen en of EAN-codes geldig zijn, zodat niets onvolledig live gaat.
- Publiceren: schone, kanaalspecifieke productdata naar uw webshop, Google Shopping, bol.com en andere marktplaatsen sturen, zonder alles per kanaal opnieuw op te maken.
Wilt u eerst de basis, lees dan wat is PIM .
Het eerlijke antwoord op “heb ik een PIM nodig?”
Als u klein bent, niet. Een webshop met 50 producten, één kanaal en één persoon die de productdata beheert, heeft geen PIM nodig. Een goed bijgehouden spreadsheet werkt dan prima.
U heeft er een nodig zodra de spreadsheet meer problemen oplevert dan hij oplost. Dat moment verschilt per webshop, maar de signalen zijn vaak dezelfde:
- U verkoopt op meer dan één kanaal en maakt productdata voor elk kanaal handmatig opnieuw op.
- Meer dan één persoon bewerkt productdata en u overschrijft elkaars werk.
- Leveranciers sturen data in verschillende formaten en iemand zet die elke keer handmatig om.
- Producten gaan live met ontbrekende informatie, omdat er geen controle is vóór publicatie.
- U kunt niet snel zien welke producten nog een maattabel missen of welke SKU’s geen Google-categorie hebben.
- Een prijswijziging moet op drie of vier plekken worden aangepast.
Herkent u er drie of meer, dan bent u de spreadsheetfase voorbij. In PIM of spreadsheets: wanneer overstappen leest u waar Excel precies vastloopt.
Wanneer een spreadsheet niet meer meegroeit
Er is geen vast aantal SKU’s waarbij een spreadsheet ophoudt te werken. Het kantelpunt ligt waar het onderhoud zich gaat opstapelen, en dat hangt af van hoeveel mensen de data bewerken, hoeveel kanalen ermee gevuld worden en hoeveel leveranciers data aanleveren. Zo ziet dat er in de praktijk uit:
- Een nieuwe leverancier stuurt 80 producten in een eigen formaat. Iemand is twee dagen bezig met omzetten, opschonen en importeren. Volgend seizoen komt er een nieuw bestand in een net ander formaat. Weer twee dagen.
- U start op bol.com. De eisen voor uw categorie verschillen van uw webshop, dus iemand past 200 producten handmatig aan. Daarna verandert een prijs, en binnen een week staan er twee verschillende prijzen in twee bestanden.
- Een product krijgt een nieuwe foto. Iemand past de webshop aan maar vergeet de Google Shopping-feed. Google blijft de oude foto tonen.
- Een tweede collega helpt met de catalogus en schrijft titels net anders. Nu heeft u twee naamconventies in 500 producten.
Los is niets hiervan een ramp. Samen, maand na maand, remt het alles wat afhangt van productdata, en dat is bijna alles.
Wat een PIM oplost voor een kleine webshop
1. Eén versie van elk product
Elk product heeft één record. Verandert de prijs, dan past u die één keer aan en is hij overal bijgewerkt. Een nieuwe afbeelding staat direct in elk kanaal.
2. Kenmerken per categorie
Elke categorie heeft vaste velden. Een T-shirt heeft kleur, maat, stof en mouwlengte; een laptop processor, geheugen, opslag en schermgrootte. Een PIM bewaakt die sjablonen: bij een nieuw product weet het systeem welke velden gevuld moeten worden en welke waarden zijn toegestaan, en een product gaat pas live als het compleet is.
3. Publiceren zonder handmatig omzetten
Uw webshop, Google Shopping, bol.com en andere marktplaatsen stellen elk andere eisen. Met een PIM onderhoudt u één productrecord en zorgt de koppeling voor het juiste formaat per kanaal. Bekijk bijvoorbeeld wat de bol.com koppeling per EAN verstuurt.
4. Leveranciersdata importeren met mappingregels
Een PIM vertaalt de categorieën en velden van een leverancier automatisch naar die van u en markeert wat niet klopt. Na de eerste import van een leverancier gaan volgende imports grotendeels vanzelf.
5. Zicht op volledigheid
U ziet op elk moment welke producten onvolledig zijn en welke velden ontbreken. Zo wordt datakwaliteit een meetbaar onderwerp in plaats van een vaag gevoel. De gratis volledigheidscontrole laat dat beeld zien voor uw huidige catalogus, zonder PIM.
Wat een kleine webshop niet nodig heeft
- Lange goedkeuringsketens: een klein team heeft geen vier stappen nodig om een omschrijving aan te passen.
- Vertaalbeheer op grote schaal: wie in één of twee landen verkoopt, heeft basisondersteuning voor vertalingen nodig, geen vertaalplatform voor veertig talen.
- Zware ERP-koppelingen: een realtime tweerichtingskoppeling met SAP is een project van maanden. Kleine webshops hebben genoeg aan eenvoudige gegevensstromen die in dagen klaar zijn.
- Een leeg datamodel: systemen waarin u alles zelf moet ontwerpen zijn krachtig maar duur om goed in te richten. Een systeem met verstandige standaarden die u kunt uitbreiden past beter.
Checklist: is dit het juiste moment?
- ☐ Uw aantal SKU’s groeit en de spreadsheet bijhouden kost elke maand meer moeite
- ☐ U verkoopt op meer dan één kanaal
- ☐ Meer dan één persoon beheert productdata
- ☐ U krijgt leveranciersdata in wisselende formaten
- ☐ Producten gaan regelmatig live met ontbrekende of foute informatie
- ☐ Een prijs- of productwijziging moet op meerdere plekken worden doorgevoerd
- ☐ U ziet niet snel welke producten onvolledig zijn
- ☐ Fouten in feeds (afgekeurde producten in Google Merchant Center, afwijzingen op bol.com) komen steeds terug
- ☐ U besteedt meer dan een paar uur per week aan handmatig onderhoud van productdata
Vijf of meer aangevinkt? Dan kost uw huidige aanpak vrijwel zeker meer dan een PIM. Drie of vier? Dan nadert u het kantelpunt.
Waar u op let bij het kiezen van een PIM
- Snel resultaat: binnen een week uw catalogus importeren, sjablonen per categorie instellen en naar minstens één kanaal publiceren.
- Een prijs die meegroeit met uw catalogus: let op systemen die per kanaal rekenen, want juist uitbreiden naar nieuwe marktplaatsen moet een PIM waardevoller maken, niet duurder.
- Koppelingen voor de kanalen die u gebruikt: uw webshop, Google Shopping en marktplaatsen zoals bol.com, zonder handmatig exporteren.
- Controle vóór publicatie: verplichte velden, EAN-controle en vaste waardenlijsten horen standaard te zijn.
- Bruikbaar zonder ontwikkelaar: de persoon die de productdata beheert, is meestal geen programmeur.
Meer over vergelijken leest u in PIM-platforms vergelijken .
Wat een PIM kost voor een kleine webshop
Voor een kleine catalogus loopt de bandbreedte van gratis tot een paar honderd euro per maand. Er zijn gratis abonnementen met beperkingen en open-source-PIM’s die u zelf host; zie PIM-systeem kosten voor gepubliceerde prijzen. Als voorbeeld: LynkPIM (de uitgever van deze gids) is gratis tot 25 producten, met alle functies en de webshopkoppelingen inbegrepen, en rekent daarboven per product:
| Producten | Per maand | Bij jaarlijkse facturering (per maand) |
|---|---|---|
| 25 | Gratis | Gratis |
| 100 | $ 87,75 | $ 73,50 |
| 300 | $ 272,25 | $ 228,00 |
| 1.000 | $ 398,25 | $ 333,00 |
Controleer bij elke keuze twee dingen: of de koppeling met uw webshop maandelijks extra kost, en wat de prijs wordt bij een twee tot drie keer zo grote catalogus. Zie de prijzen van LynkPIM .
Van spreadsheet naar PIM zonder chaos
- Controleer vóór de migratie. Haal uw catalogus door de volledigheidscontrole en los de grootste gaten eerst in de spreadsheet op: ontbrekende verplichte velden, dubbele SKU’s, ongeldige EAN’s.
- Leg eerst de categoriestructuur vast. Bepaal vóór de eerste import uw categorieën en de kenmerken per categorie.
- Importeer per categorie. Begin met de categorie met de meeste omzet, koppel die aan één kanaal en controleer alles voordat u verdergaat.
- Werk twee weken parallel. Houd de spreadsheet de eerste twee weken bij als terugvaloptie en stop er daarna echt mee.
Veelgestelde vragen
Heeft een kleine webshop een PIM nodig?
Niet meteen. Een kleine catalogus op één of twee kanalen, beheerd door één persoon, kan prima in een goed bijgehouden spreadsheet. Een PIM wordt nodig zodra u op meerdere kanalen verkoopt, leveranciersdata in wisselende formaten krijgt, met meerdere mensen aan productdata werkt of wekelijks veel tijd kwijt bent aan handmatig onderhoud.
Wat is een PIM in eenvoudige woorden?
Het systeem dat al uw productdata op één plek bewaart, de kwaliteit bewaakt en de data in het juiste formaat naar elk verkoopkanaal stuurt. In plaats van aparte bestanden voor webshop, bol.com en Google Shopping onderhoudt u één productrecord.
Vanaf hoeveel producten is een PIM zinvol?
Het aantal SKU’s alleen is niet de juiste maatstaf. Belangrijker is of u op meerdere kanalen verkoopt, of meerdere mensen de data beheren en of u leveranciersdata moet omzetten en opschonen.
Is PIM-software duur voor kleine bedrijven?
Niet per se. Er zijn gratis abonnementen en open-source-opties, en SaaS-PIM’s met gepubliceerde prijzen voor kleine catalogi; LynkPIM is bijvoorbeeld gratis tot 25 producten en kost $ 87,75 per maand voor 100 producten.
Wat is het verschil tussen een PIM en een webshopplatform?
Uw webshopplatform (zoals WooCommerce, Shopify of Lightspeed) regelt de winkel, het afrekenen en de bestellingen. Een PIM beheert de productinformatie die die winkel vult, en elk ander kanaal waarop u verkoopt.
Hoe lang duurt de invoering van een PIM?
Voor een kleine webshop met een redelijk schone catalogus één tot drie weken: producten importeren, sjablonen per categorie instellen en één of twee kanalen koppelen.
